skygge

Dersom du skal reise bort og ikke blir tilgjengelig på epost kan du bruke funksjonen Ikke til stede for å informere de som har sendt deg epost om at du ikke kommer til å svare på en stund. De som sender deg epost vil kun få melding om dette én gang. Dersom de sender deg flere e-poster vil de ikke få denne beskjeden.

NB! Dersom du vet at du kommer til å lese epost mens du er bortreist, ikke sett på denne funksjonen.

Du kan også lage unntaksmeldinger, som vi skal se i avsnittene som følger.

Slå på Ikke til stede

På knapperaden med handlingsknapper over epostene i innboksen din finner du en knapp som heter Mer. Trykk på denne og velg Ikke til stede…:

Mer

 

Du kommer da inn i dette skjermbildet:

Skjema

 

Dersom agenten ikke er påslått vil status være Av. Dersom du har en aktiv Ikke til stede-agent vil det stå som .

Tidsrom

Felter

Fra dato: Den vil i utgangspunktet stå som I dag. Du setter datoen ved å trykke på tallet til høyre i feltet. Du vil da få opp en kalender:

Kalender

 

Du kan manøvrere mellom månedene ved hjelp av pilene oppe til høyre og venstre. For å velge en dato trykker du på den. Her er 28. februar valgt:

28. februar 

 

Du kan også endre på datoen ved å markere feltet, og deretter skrive datoen inn manuelt.

Enkelte ganger kan det være at du kun er ute av kontoret deler av dagen. Du kan derfor også spesifisere klokkeslettet som fraværet starter på. Dette gjør ved å krysse av Ang timer.

Følgende skjermbilde vil da komme opp:

Timer

 

Ved å trykke på klokken til høyre kan du sette klokkeslettet:

Klokkeslett

 

Du setter klokkeslettet ved å klikke på det ønskede klokkeslettet. Du kan også holde inne muspekeren og flytte opp og ned for å endre klokkeslettet. For hvert hakk hopper den femten minutter fram eller tilbake. For å sette klokkeslettet klikker du på det grønne ikonet nederst til venstre:

Checkmark

 

Her er klokkeslettet satt kl. 08:00:

08.00

 

For å endre klikker du på klokken igjen. Du kan også klikke på feltet og skrive klokkeslettet rett inn. På den måten kan du sette klokkeslett som 07:50 osv.

Er tilbake: Her setter du dato og klokkeslett for når du kommer tilbake. NB: Dersom du ikke har valgt Angi timer vil ikke feltet for klokkeslett vises.

En annen fordel med klokkeslett er at dersom man velger klokkeslett kan man sette på Ikke til stede innenfor en og samme dag.

Jeg er utilgjengelig for møter: Dersom denne er krysset av vil du ikke være tilgjengelig for møter. Dette betyr ikke at du ikke kan bli kalt inn på møter, men når andre personer skal sjekke om du er ledig eller ikke når de skal finne mulige møtetidspunkt vil du stå markert som ikke ledig. Det er derfor viktig at dette krysses av dersom du ikke skal tilgjengelig for møter. I tillegg vil du selv få beskjed om at du ikke er tilgjengelig dersom du ved en feiltakelse kaller inn til et møte i et tidsrom du har satt i Ikke til stede at du er opptatt.

Meldinger

Du kan sette opp ulike meldinger som skal sendes de som sender deg epost mens du er borte. 

Standardvarsel

Du går først på fliken Standardvarsel. Dette er hvor du setter standardmeldingen som skal sendes ut når du mottar e-post:

Standardvarsel

 

Felter og knapper

Tilbakestill standardverdier: Trykker du på denne vil alle felter tømmes og du vil få en standardmelding inn i Emne

Emne: Her setter du det som skal komme som emne i e-posten de som får beskjed om at du er borte skal motta:

Emne

 

Føy til returdato i emne: Dersom du krysser av dette vil datoen for når kommer tilbake skjøtes på slutten av Emne.

Brødtekst: Dette feltet genereres automatisk ut fra datoene og klokkeslettene du har satt. Dette vil være den første delen av eposten som blir sendt til den som får beskjed om at du ikke er til stede.

Ekstra tekst: Her skriver du inn meldingen du ønsker folk som har sendt deg epost skal motta:

Melding

 

Alternativ varsling

Alternativ varsling

 

Av og til kan det være nyttig å sette opp at enkelte personer eller grupper skal få et spesialtilpasset svar når de sender deg epost. Dette kan for eksempel være nyttig i et prosjekt hvor andre prosjektdeltakere kan få litt andre detaljer som kanskje ikke er så interessante for de som får standardmeldingen. Eller dersom du ønsker at kolleger, men ikke noen utenfor organisasjonen, skal få vite hvordan de kan kontakte deg mens du er borte.

 

Felter og knapper

Feltene og knappene er akkurat de samme som for Standardvarsel.

Med to unntak:

Til: Du må sette opp hvem som skal motta denne alternative meldingen. Du kan enten skrive inn epost-adressene direkte, eller så kan du trykke på Til og få opp et dialogvindu hvor du kan velge om du skal hente personer og grupper fra adressebøkene eller din egen Contacts:

Velg adresser

 

Du legger til navnene på samme måte som når du skal sende vanlig epost. Når du er ferdig trykker du OK.

Føy til returdato i emne: Denne kan du kun sette på dersom den ikke er satt på Standardvarsel. Om du slår den på her vil den også bli slått på der, og da vil du ikke kunne endre den her igjen.

Emne: Her setter du det som skal komme som emne i eposten de som er på unntakslisten skal få.

Brødtekst: Dette feltet genereres automatisk ut fra datoene og klokkeslettene du har satt. Dette vil være den første delen av eposten som blir sendt til den som får beskjed om at du ikke er til stede.

Ekstra tekst: Her skriver du inn meldingen du ønsker folk med unntaksvarsling skal motta:

Unntaksmelding

 

Utelatelser

Det kan også være nyttig å legge inn adresser du ikke vil skal få beskjed om at du ikke er til stede. Det kan du legge inn under Utelatelser:

Utelatelser

 

Felter og knapper

Tilbakestill standardverdier: Trykker du på denne vil alle felter tømmes.

Ikke svar automatisk på post fra Internett-adresser: Krysser du av denne er det kun de som jobber internt i samme organisasjon som deg som vil få melding om at du ikke er til stede. Dersom du er mye i kontakt med eksterne kunder er dette derfor noe som ikke er anbefalt å skru på.

En melding sendt av en av disse personene: Her kan du legge inn spesifikke epostadresser som du ikke ønsker skal motta melding om at du ikke er til stede. Du skiller epost-adressene fra hverandre ved å legge enten et komma eller semikolon bak adressen.

Klikker du på Sendt av kan du hente adresser og personer fra adressebøkene dine. Du kan også legge inn hele domener:

*hotmail.com

Skriver du dette vil ingen som har sendt deg epost fra domenet hotmail.com få svar om at du ikke er til stede.

Legg til/fjern uttrykk: Du finner disse to knappene ved siden av de to feltene nederst. Her kan du legge inn ord, uttrykk og setninger. Dersom en epost du mottar inneholder noen av disse uttrykkene vil det ikke bli sendt varsel om at du ikke er til stede. Dette kan være nyttig for å ikke sende automatisk svar til spammere.

For å legge til et utrykk skriver du det inn i det øverste feltet og klikker Legg til uttrykk. Gjør det med de neste du ønsker å legge til. Her har jeg lagt til noen uttrykk:

Uttrykk

For å fjerne et uttrykk markerer du det ved å klikke på det. Deretter trykker du på Fjern uttrykk.

Aktivering og deaktivering

Helt øverst i skjemaet for har du tre knapper. Aktiver og lukk, Lagre og lukk og Avbryt:

Aktiver og lukk: Trykker du på denne vil agenten lagres og aktiveres fra det tidspunktet du har satt at den skal starte fra. Du vil få opp en slik melding:

Aktivert

 

Klikk OK.

Lagre og lukk: Nå lagrer du agenten som en kladd og den vil ikke bli aktivert. Du kan derfor komme tilbake og endre på den senere.

Avbryt: Ingenting vil bli lagret og du må starte på nytt neste gang du går inn i skjemaet.

 

Annet

Det er verdt å merke seg at Ikke til stede alltid vil huske innstillingene fra forrige gang du aktiverte den. Dette er nyttig dersom du vil ha veldig likelydende meldinger fra gang til gang.

iSi AS

Strandgata 6, 6300 Åndalsnes
E-post:post@isi.no
Telefon: +47 411 43 020
Org. nr.: 987356731

Vår personvernerklæring