skygge

Her får du fem kjappe tips om hvordan du jobber med e-post best mulig. Husk at folk drukner i e-post, så sørg for at dine blir lest og gjør nytte for seg.

1. Lag alltid Emne

Husk å sette emne-linje (subject). Det er flere grunner til dette:

  • En tom emnelinje signaliserer at denne e-posten ikke er viktig, siden du ikke tok deg tiden til det en gang
  • Søppel-filtere (spam) stopper svært ofte e-poster uten emne. Da får ikke mottaker lest den
  • Emne-feltet brukes ofte for å sortere samtaletråder i e-post
  • Med et godt emnefelt som beskriver hva e-posten dreier seg om øker du sjansen for at den blir lest

2. Bruk Bcc-feltet når du skal sende e-post til mange

Dersom du skal sende e-post til flere enn 4-5 personer må du legge mottakerne inn i Bcc-feltet (Blinkdopi) og ikke i Til-feltet (To). Når du bruker Bcc er det ingen av mottakerne som vil se andre enn sin egen adresse når de mottar e-posten. Dette er lurt av følgende grunner:

  • Dersom en av mottakerne har et virus på PC-en som samler inn e-post-adresser, for så å sende ut spam eller farlig programvare, vil den ikke klare å hamstre inn e-post-adressene til mottakerne av din e-post
  • Det er ikke alle som ønsker at e-post-adressen deres skal eksponeres for mange mennesker de ikke kjenner
  • E-posten ser mye ryddigere ut når du ikke har et titalls mottakere i Til-feltet
  • Dersom noen ved en feiltakelse trykker på Svar til alle/Reply to all er det kun avsender som vil få svaret, og ikke alle de andre mottakerne også

PS! Dersom du ikke ser Bcc-feltet når du lager en e-post i Notes, gå på knappen Vis og velg Bcc

3. Ikke svar på en tidligere mottatt e-post når du skal sende en helt ny e-post

Du har sikkert gjort følgende: Du skal sende en e-post om et helt nytt emne til noen du har mottatt e-post fra tidligere. Og så tar du og trykker Svar/Reply på en tidligere mottatt e-post og bare bytter ut Emne/Subject.

Ikke gjør dette!

Alle e-poster er en del av en samtaletråd:

E-post-tråd

 

Dersom du svarer på en tidligere sendt e-post nytter det ikke å bare bytte ut Emne/Subject. E-posten vil likevel havne inn i den gamle samtaletråden, og dermed ha med seg masse historikk som ikke er relevant for det du sendte e-post om nå.

Lag derfor en helt ny e-post fra bunnen av når du skal sende om noe som ikke dreier seg om det dere diskuterer i en tidligere tråd.

4. Unngå vedlegg

Det er alt for mange som legger ved filer som vedlegg i e-poster. Dette kan være problematisk av følgende årsaker:

  • E-posten blir for stor for enkelte mottakere som har begrensinger på hvor store e-postene kan være
  • Hver mottaker vil få sin egen kopi av filen. Dette gjør det forvirrende dersom man skal jobbe sammen på filene, for da vil hver av dere sitte med hver sin unike kopi. Det blir da umulig å samarbeide om innholdet
  • Når folk svarer, og legger ved en ny kopi av vedlegget, vil det etter en stund bli vanskelig å holde tritt med hvilken versjon av filen som er gyldig

Hva skal du gjøre i stedet? Legg heller vedlegget i Dropbox, OneDrive, Sharepoint, Box eller en annen tjeneste hvor du kan dele filer. Bruk funksjonaliteten i systemet til å lage en lenke til filen, som du så kopierer. Lim deretter denne lenken inn i e-posten. 

Alle som mottar e-posten kan da hente filen der. Dersom dere bruker en tjeneste som Office 65, GSuite eller IBM Docs kan dere også alle sammen jobbe på filen, samtidig, uten at dere behøver å laste ned

5. Ikke be om lesebekreftelse

Det er mange som setter opp at en ønsker bekreftelse på at mottaker har åpnet og lest e-posten. Dette er tilnærmet uhøflig:

  • Du viser at du ikke stoler på mottakeren
  • Dette er en form for overvåking mange ikke liker
  • Dersom du har sendt e-posten til mange mottakere vil du få haugevis av lesebekreftelser inn i innboksen din

 

 

iSi AS

Strandgata 6, 6300 Åndalsnes
E-post:post@isi.no
Telefon: +47 411 43 020
Org. nr.: 987356731

Vår personvernerklæring