Vise din Teams-kalender i HCL Notes eller Google Calendar

Slik kan du importere Teams-kalenderen din inn i kalenderen i HCL Notes eller Google Calendar.

Publisert 24/04/2020
Tips og triks

At Microsoft Teams og Microsoft Outlook er tett integrert er ingen stor overraskelse, siden begge produktene leveres av Microsoft.

Det er derimot en god del organisasjoner som bruker Teams, men som ikke har kalenderen sin i Outlook. De to mest brukte alternativene er HCL Notes (tidligere Lotus Notes/IBM Notes) og Google Calendar, som er en del av Gmail.

Det er ikke mulig å bruke kalendrene i Notes eller Google Calendar til å opprette møter i Teams, annet enn om man investerer i verktøy fra tredjepartsleverandører.

Det finnes derimot et alternativ som gjør at du kan vise alle Teams-møtene dine i kalenderen i Notes eller Google Calendar. Du oppretter da møtene i Teams, og så vil de bli importert i visningsmodus til Notes eller Google Calendar. Dette betyr at du fortsatt gjør all invitering til og administrasjon av møtet i Teams. Fordelen er at du slipper å holde på å sjekke to kalendere, både Teams og Notes/Google Calendar.

Jeg viser hvordan du gjør dette i oppskriften under.

Forberedelser

Du må sørge for at du har en e-post-adresse som ikke er en Office 365-epost-adresse. Den e-post-adressen du bruker i Office 365 kan ikke brukes, for da vil ikke dette fungere. Dette gjelder også selv om Office 365-adressen er den samme som du bruker i Notes. Du må ha en annen e-post-adresse.

Om du skal importere inn i Google Calendar bruker du bare gmail-adressen din. Om du har Gmail vil jeg anbefale at du også bruker Gmail-adressen når du skal legge Teams-kalenderen inn i Notes.

Oppsummert: Du må oppgi en e-post-adresse som går til Notes, Gmail, online.no eller en hvilken som helst annen e-posttjeneste enn Office 365, for det er dit vi kommer til å sende dele-lenken du skal legge inn i kalenderen din.

I Outlook

Vi må først generere en lenke i Outlook som du skal bruke for å importere møtene fra Teams til Notes eller Google Calendar.

Teams bruker Exchange-kalenderen, og hver gang du oppretter et møte i Teams opprettes dette møtet i Exchange. Du kan også se alle disse møtene i web-klienten til Outlook.

Her er det du må gjøre:

1. Åpne nettleseren din å gå til office.com

2. Logg deg på med ditt brukernavn og passord

3. Klikk på Outlook-ikonet for å åpne Outlook på web:

Outlook på Office.com

Dersom du ikke ser ikonet, klikk på Alle apper/All aps for å få det fram i listen

4. Outlook vil nå åpne seg i nettleseren

5. Helt nede til venstre i Outlook ser du fire ikoner. Klikk på kalender-ikonet:

Kalender-ikon


6. Du åpner nå kalenderen i Outlook

7. Oppe til høyre vil du se et menyvalg kalt Share/Deling:

Deling av kalender i Outlook

8. Klikk på dette. Du får nå opp dette vinduet:

Delingsinnstillinger for kalender i Outlook


9. Skriv inn e-post-adressen du skal sende lenken for deling av kalenderen til i det øverste feltet. Som nevnt under Forberedelser over her må det være en adresse som ikke er en Office 365-adresse:

Office 365-adresse

PS! Dersom du får beskjed om at du ikke får lov til å legge til e-post-adressen betyr det at administrator for din Office 365 har slått av muligheten for å dele kalender med eksterne. Ta kontakt med administrator og be vedkommende åpne for dette. Når det er gjort kan du starte på punkt 1 igjen i denne oppskriften

10. I nedtrekksfeltet som kommer opp etter at du har lagt til e-postadressen velger du at alle detaljer og informasjon av kanalen skal vises

1.. Klikk deretter på Share/Del

12. Når du har delt den vil e-post-adressen vises nede i vinduet:

Deling utført


13. Du er nå ferdig i Outlook og kan lukke Outlook-vinduet

I den mottatte e-posten

1. Logg deg inn på den e-post-kontoen du sendte dele-lenken til i forrige delkapittel (om Outlook)

2. Finn e-post-en i innboksen:

Invitasjon til å dele kalender


3. Åpne e-posten

4. Nederst i e-posten ser du en lenke:

Lenke

5.Høyreklikk på denne og velg å kopiere lenken/adressen/snarveien

6. Du har nå adressen du trenger for å kunne legge inn kalenderen i Notes eller Google Calendar

I HCL Notes

1. Åpne Notes-klienten din

2. Åpne kalenderen i Notes

3. I menyen ute til venstre velger du Legg til kalender... (ekspander Vis kalendere dersom dette ikke vises):

Legg til kalender i Notes


4. Du får da opp dette vinduet:

Add a calendar


5. I Legg til/Add velger du iCalendar feed:

add iCalendar feed


6. Deretter setter du følgende:
- Velg at det er en åpen (offentlig) kalender og ikke en privat
- Gi kalenderen en tittel, i skjermbildet under har jeg satt den til Teams
- I feltet URL limer du inn lenken til kalenderen (som vi kopierte fra e-posten du mottok)
- Dersom du vil at Teams-kalenderen også skal vises på mobiltelefonen din krysser du av for dette, og så velger du hvor lang den skal gå fram og tilbake i tid, i skjermbildet under har jeg satt det til 6 måneder
- IKKE kryss av at kalenderen skal refreshes/oppdateres ofte
- Velg bakgrunnsfarge, tekstfarge og et ikon

Her er alle mine innstillinger:

Mine innstillinger


7. Klikk OK

8. Kalenderen vil nå legge seg i oversikten over kalendere:

Kalendermeny


9. Teams-kalenderen vil nå være importert inn i Notes:

Teams-kalender delt inn i kalenderen i HCL Notes


10. For å slå av og på visningen av Teams-kalenderen klikker du bare vekk avsjekkingen i kalenderoversikten (PS! Om du slår av vil innslagene på mobilen forsvinne neste gang du synkroniserer, dersom du har slått på at Teams-kalenderen også skal vises på mobilen):

Slå av og på Teams


11. Nå har du oversikt over alle Teams-møter i Notes-kalenderen din. Men husk: Dette er bare visning. Dersom du vil opprette Teams-møter må du gjøre det i Teams-klienten. De vil da importeres inn i Notes etter en stund (evt kan du trykke F9 når du står inne i Notes for å importere nye Teams-møter dersom du ikke orker å vente)

I Google Calendar

1. Logg deg på Gmail

2. Åpne Google Calendar

3. Til venstre finner du valget Andre kalendere. Ekspander dette og klikk på plusstegnet for å legge til en ny kalender:

Legg til kalender i Google Calendar

4. Velg Fra nettadresse:

Fra nettadresse

5. I feltet Nettadressen til kalenderen limer du inn lenken til kalenderen (som vi kopierte fra e-posten du mottok):

6. Klikk på Legg til kalender

7. Google Calendar vil nå jobbe litt. Om alt går bra vil du få opp en melding om at kalenderen ble lagt til

8. Klikk på venstrepilen til venstre for Innstillinger, slik at du kommer tilbake til kalenderen din:

Venstrepil

9. Kalenderen vil nå ligge under Andre kalendere:

Andre kalendre

10. Hold musepekeren over kalender-adressen slik at du får fram tre prikker til høyre:

Tre prikker

11. Klikk på disse. Du får da opp denne menyen:

Fargevalg

12. Her kan du endre farge på kalenderinnslagene fra Teams om du ønsker. Deretter klikker du på Innstillinger:

13. I vinduet skjermbildet som kommer opp kan du nå gi kalenderen et navn (Teams er bra). Dette navnet lagres atuomatisk

14. Klikk på venstrepilen ved Innstillinger oppe til venstre for å gå tilbake til kalenderen

15. Du kan slå av og på visningen av Teams-innslagene her:

Slå av og på kalender

Konklusjon

Slik kan du dele Teams-kalenderen med Notes og Google Calendar. Dersom du bruker en annen kalenderapplikasjon kan du høyst sannsynlig importere kalenderen på samme måte der.

NB! Husk at dette er bare visning. Dersom du vil opprette Teams-møter må du gjøre det i Teams-klienten.

Hogne Bø Pettersen

Hogne Bø PettersenIT-konsulent

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Vi publiserer jevnlig gode tips og triks for å hjelpe deg i it-jungelen. Legg igjen din epostadresse for å melde deg på vårt nyhetsbrev.