Sommeren står for døren, og det siste man ønsker er vel å lese e-post fra jobb? Hvis det er tilfelle bør du sette på Ikke til stede (fravær/Out of Office)-agenten i e-posten din. Men er det alltid lurt å sette på denne?

Kontakt Kari

Se for deg følgende scenario: Du trenger et kjapt svar fra noen i et firma på et spørsmål du har om et pågående prosjekt. Sekunder etter at du har sent e-posten til Ola Nordmann hos Bra Firma AS hører du et pling i innboksen din. Men svaret du har fått er et automatisk svar som sier:

"Ola Nordmann er ikke til stede. Jeg er på ferie og leser ikke e-post. Jeg kommer tilbake 32. juli 2019 og vil svare deg da. Dersom din henvendelse haster, kontakt Kari Kollega."

Så da kontakter du Kari. Hun er på jobb og lover deg at hun skal svare deg, men siden hun ikke er kjent med prosjektet forteller hun deg at hun skal forsøke å finne ut av det. Og her oppstår problemet.

Bortkastet tid og penger

Ola Nordmann har tatt med seg mobilen og leser e-post på denne. Han ser din henvendelse så han sender da et svar til deg på alle spørsmålene du hadde. Dette er spørsmål som Kari akkurat nå jobber for å finne svar på. Dette gjør hun ved å kontakte to andre kolleger som skal hjelpe henne.

Nå er hjulene i gang. Kari og kollegene hennes vet ikke at du er glad og fornøyd, fordi Ola har jo svart deg. Dette fører til at Kari og hennes kolleger nå kaster bort tid, ressurser og penger på å finne deg hjelp som du ikke trenger mer. Dette er dårlig tids- og ressursbruk!

Derfor er rådet mitt klart: Ikke sett på Ikke til stede-funksjonen dersom du har tenkt å være tilgjengelig på e-post i ferien. Du er enten til stede eller ikke til stede.

Og det å sende et automatisk svar tilbake hvor det står at du "vil svare på e-post sporadisk," er også ofte verdiløst. Kundene trenger svar nå, og de orker heller ikke å vente på når du har tenkt å lese e-posten "sporadisk" neste gang.

Koble ut

Og husk: Dersom du faktisk har lest e-posten du har mottatt, ikke svar likevel! De som sendte deg e-post har fått et automatisk svar fra deg om at du ikke er til stede. De forventer dermed ikke noe svar fra deg, før datoen du har satt i fraværsagenten din. Og dersom dette er en hastesak, så har de nok allerede kontaktet de du skrev i ditt automatiske svar at de burde kontakte. Å svare, selv om du har skrevet at du er borte fra kontoret, vil derfor framstå som lite profesjonelt.

Bonusråd: Dersom du har slått på Ikke til stede, så ikke vær til stede! Koble av. Slapp av. Det er helt ok. Ingen er uerstattelige. For å sitere Einar Førde: Kyrkjegarden e full av uunværlige menneskje..."

Det er alt for mange som har sluttet å ta Ikke til stede-svar seriøst, fordi man antar at man vil få svar likevel. Derfor står det i mine automatiske svar: "Nei, seriøst. Jeg ER ikke til stede, og du får ikke noe svar!"

God sommer!