1. Ha tom innboks og lukk e-posten din!

Jepp! Du leste riktig. Ha e-posten din lukket under arbeisdagen din. Å bli avbrutt av nye meldinger om e-post hele tiden gjør at du blir forstyrret, og at du bruker lang tid på å komme deg inn i igjen i det arbeidet du holdt på med før e-posten poppet inn i innboksen din.

I stedet bør du gjøre følgende:

• Åpne e-posten din med det samme du kommer om morgenen. Alle e-poster du vil bruke under tre minutter å svare på svarer du på der og da, før du arkiverer dem eller legger dem i riktig mappe. Alle e-poster du vil måtte bruke lenger tid på, eller som ber deg utføre oppgaver, flagger du for senere oppfølging.
  
  Dersom arbeidsgiveren din har et arkivsystem for e-post, hvor du kan gjøre en e-post om til en oppgave, med varsling (vi i iSi leverer et slikt system i form av iBricks, ta kontakt med meg for demo). Dersom du ikke har et slikt system, flagg e-posten (både Outlook, Notes og Gmail har slike funksjoner) og sett en dato for utførelse og en dato for varsling. Du kan også markere at oppgaven skal inn i kalenderen din. Legg deretter e-posten over i en mappe. Dette kan være en mappe kalt Under arbeid, eventuelt en kunde- eller prosjektmappe.
• 
  Lukk deretter e-posten din når alle e-postene er ute av innboksen.
  
• Gjør akkurat samme øvelse når du er tilbake fra lunsj
  
• Gjenta samme operasjon 20 min før arbeidsdagen er over

Mange er skeptiske til dette, men jeg skal love deg at vil effektivisere arbeidsdagen din mange hakk.

2. Sett av tid til oppfølgingen

Sørg for å sette av tid til oppfølging av e-post du har flagget for senere oppfølging, slik at du kan utføre eventuelle oppgaver du ble bedt om i e-posten. Gjør deg ferdig med hver enkelt e-post/oppgave og marker den som utført før du går videre til neste.

3. Slå av varsling

Enkelte e-post-klienter vil gi deg et varsel om at du har fått ny e-post, selv om du har lukket den. Slå av all slik funksjonalitet:

• Piping og lyder som du kommer når du får e-post
• Meldinger som spretter opp, enten midt på skjermen, eller som sprett-opp-vinduer
• Alle ikoner som vises nede til høyre på statuslinjen i Windows

Sjekk e-post-klienten din for å finne disse innstillingene. Ta gjerne kontakt med meg om du trenger hjelp til dette.

4. Ikke bruk e-post

Vi drukner i e-post, spesielt unødvendig intern e-post. Bruk i stedet andre løsninger for kommunikasjon. Interne chat-klienter som Microsoft Teams, HCL Sametime, Slack, Jabber ol. er strålende for korte og kjappe spørsmål, meldinger og deling av filer.

Disse bryter nesten aldri fem-minutters-regelen, og du kan velge når du vil svare, dersom du ikke ønsker å bli avbrutt. I tillegg har du chat-historie som vil ta vare på det dere deler og snakker om.

Du kan også bruke disse til å invitere både interne og eksterne personer i møter. Dersom du har større prosjekt, som involverer eksterne, kan du bruke slike chat-klienter og invitere dem inn. På den måten reduserer du e-post-bruken overfor dem også.

Ta kontakt med meg om du vil vite mer om slike løsninger.

5. Bruk e-post-klienten din effektivt

For å komme i gang med punkt 1-4 er du dessverre nødt til å ta en stor opprydding i e-posten din først. Det er ofte her det stopper for folk, for de orker ikke. Men det må til. Se på det som en vårrengjøring som vil gjøre hverdagen din mye bedre i framtiden.

En viktig del av denne oppryddingen er å lære deg å bruke e-post-klienten din skikkelig. Lær hvordan du:

• Flagger e-post med oppfølgingsfrist
• Slår av og på varslinger
• Lagrer og organiserer e-post i mapper og med emneknagger
• Sorterer og søker etter e-post
• Bruker det integrerte arkivsystemet med e-posten din, om du har et

Det ligger mye funksjonalitet du ikke vet om i e-post-klienten din, det være seg om du bruker Outlook, Notes eller Gmail.