Derfor bør du bruke Teams istedet for intern e-post

Her får du de beste grunnene til at du ikke skal bruke e-post internt, men i stedet bruke andre programmer for internt samarbeid og samhandling

Publisert 12/03/2020
Tips og triks

Flere og flere organisasjoner tar i bruk samhandlingsløsninger som Microsoft Teams, Slack, HCL Connections, Facebook Workplace og andre løsninger. Flere av disse kan også kombineres.

iSi bruker Teams, og vi hjelper våre kunder å ta i bruk Teams på en mest mulig effektiv måte. Det samtlige organisasjoner gir oss tilbakemeldinger på er at de har nesten eliminert intern e-post etter at de tok i bruk Teams. Her er de beste grunnene til at du skal bruke Teams istedet for intern e-post:

De ansatte drukner i e-post

Kollegene dine drukner i epost. De får e-poster fra kunder og mailing-lister. De får søppel-epost (spam), sikkerhetsmeldinger fra tjenester de bruker på nettet, kvitteringer, ordrer og en haug med andre ting. Dette gjør at når du sender en e-post er det en stor sjanse for at den bare drukner i mengden, og blir liggende i innboksen til mottakeren.

Sender du meldingen i en chat på Teams i stedet er sjansen mye større for å få respons, samt at du kan selv se om mottakeren har lest meldingen eller ikke. Du behøver ikke lenger ringe for å spørre "fikk du den e-posten," bare for å få et "neeeei... det tror jeg ikke..." som svar.

Meldinger du sender i Teams er også mye lettere å se i sammenheng med tidligere samtaler og det som har blitt diskutert om akkurat det emnet før.

Slipper å lete etter vedlegg

Når du sender en fil som et vedlegg i en e-post skjer følgende:

  • Hver mottaker får en helt egen kopi av filen
  • Du tar opp enda mer plass på server og i innboksen til mottakeren
  • Når de andre begynner å jobbe med filen du sendte er det umulig for deg å sette alt sammen til én fil igjen fordi du får helt ulike filer fra dem tilbake

Ved å dele en til på Teams vil alle jobbe med akkurat samme filen! Dere kan til og med gå inn og redigere samtidig på filen. Teams vil sørge for at alle endringer kommer med.

Når systemet i tillegg har versjonskontroll som gjør at du kan rulle tilbake til tidligere versjoner av filen har du et mye bedre system enn å sende filer som vedlegg.

Søkefunksjonen i Teams gjør at du slipper å lete gjennom e-post-mapper og filene på på PC-en din for å finne riktig fil.

Bedre diskusjoner

Dersom en diskusjon foregår i e-post får du følgende utfordringer:

  • På grunn av at all ny tekst postes på toppen er det vanskelig å relatere de siste kommentarene til den underliggende teksten
  • Alle som er en del av chat-en vil se alt som postes. På e-post må du hele tiden sørge for at alle som skal delta ligger i To-feltet og da må folk velge Svar til alle, og det er lett å glemme
  • Dersom du ikke ønsker å være med i en diskusjon på e-post må du sende en e-post og be om å bli hektet av. Men dersom noen svarer på en e-post som ble sendt før du ble hektet av vil du fortsatt motta e-poster.
  • Dersom noen vil diskutere innholdet i filene må de enten legge kommentar inne i filen, og så sende den tilbake til deg, eller så må du kopiere tekst fra filen og inn i svaret de sendte til deg

Med Teams kan du:

  • Mye lettere se samtalen i riktig sammenheng
  • Sørge for at kun de som er lagt til chat-en vil motta det dere snakker om
  • Selv forlate eller mute de samtalene du ikke ønsker å delta i
  • Legge kommentarer et eget kommentarfelt for hver enkelt fil, og peke inn til det du kommenterer, slik at det vises grafisk og det er lett å skjønne sammenhengen
  • Du kan tagge en person i en diskusjon dersom du har svar som du mener en spesifikk person i debatten kan svare på

Bedre tilbakemeldinger

Dersom noen poster et spørsmål eller forslag i en e-post-diskusjon, vil man motta haugevis av "ok", "kjempebra", "enig" eller "det er jeg ikke helt med på" osv i innboksen din.

I en chat i Teams kan disse i stedet uttrykkes med tommel opp, tommel ned, emjois og andre reaksjoner. Ikke flere unyttige e-poster med svar som egentlig ikke tilfører diskusjonen noe som helst

Viktige beskjeder blir lest

Når ledelsen skal gi viktige meldinger til de ansatte gjøres dette ofte som en e-post til alle. Dette vil avstedkomme følgende:

  • E-posten drukner i all annen e-post
  • Folk som har kommentarer til meldingen trykker Svar-til-alle i stedet for til kun avsender
  • Den som sender e-posten vil få haugevis av Ikke-til-stede-svar fra de som er på ferie ol.

Bruke heller Teams til å sende en kringkasting. Du er garantert at alle vil se den, og dersom noen vil kommentere eller svare på den (dette kan du også forhindre om du ikke ønsker tilbakemeldinger) vil det ikke bli sendt e-post til alle. Derimot kan de som er interesserte i debatten velge om de vil delta eller følge med på den.

Dette er bare en liten liste over alle grunnene til at du bør kutte ut intern e-post, og velge en samhandlingsløsning som Teams.

Hogne Bø Pettersen

Hogne Bø PettersenIT-konsulent

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Vi publiserer jevnlig gode tips og triks for å hjelpe deg i it-jungelen. Legg igjen din epostadresse for å melde deg på vårt nyhetsbrev.